Voici les étapes nécessaires pour gérer les réunions parents-professeurs à l'aide de RdVPro.

Initialisation du logiciel en début d'année
Préparation d'une réunion
Construction du planning des rendez-vous

Initialisation du logiciel en début d'année
En début d'année, le responsable des réunions parents-professeurs définit la configuration de l'établissement (enseignants, disciplines, niveaux, classes, élèves, codes d'accès).
Les renseignements concernant les disciplines, les classes, les groupes, les élèves, les enseignants et leurs services, les professeurs principaux peuvent être importés à partir des applications SCONET et STS Web ou du logiciel GEP.

Préparation d'une réunion
Le responsable de la réunion définit :
- le nom de la réunion.
- la date et les horaires.
- la durée de chaque rendez-vous.
- les classes concernées.
- toute information qu'il souhaite éventuellement imprimer sur les feuilles de rendez-vous.

Les parents doivent faire connaître leurs desiderata, c'est à dire l'heure à laquelle ils arriveront à la réunion, leur heure de départ et les enseignants qu'ils désirent rencontrer (éventuellement avec un ordre de priorité). Le plus souvent un volet détachable est prévu pour cela sur la feuille informant les parents de la réunion.
Les enseignants doivent indiquer l'heure à laquelle ils arriveront à la réunion et leur heure de départ, à moins qu'elle ne soit fixée par le chef d'établissement.

Pour chaque enseignant les données suivantes doivent être saisies :
- l'heure d'arrivée et l'heure de départ (si l'enseignant n'est pas présent à toute la réunion).
- éventuellement les créneaux de pause.
- les rendez-vous demandés par l'enseignant.

Et pour chaque élève (chaque parent) :
- l'heure d'arrivée et l'heure de départ (si les parents ne sont pas présents à toute la réunion).
- les rendez-vous demandés par les parents (professeurs qu'ils désirent rencontrer).

Pour chaque rendez-vous demandé il est possible d'indiquer un niveau de priorité et et un horaire s'il est nécessaire que ce rendez-vous ait lieu à un horaire précis.

Construction du planning des rendez-vous
Le placement de tous les rendez-vous possibles est effectué par le logiciel, en respectant les horaires de chacun et sauf impossibilité, les priorités définies. Les rendez-vous demandés et les rendez-vous effectifs peuvent être affichés sur l'écran pour chaque élève, chaque professeur et imprimés sous forme de fiches individuelles.
Une fois le planning définitivement arrêté, les fiches individuelles peuvent être distribuées aux participants.